מה חשוב לדעת כאשר ההזמנה שלכם מגיעה בקרטונים ובמשטחים?

אחרי החגים, כשהעומס מתחיל להירגע, מגיע הרגע שבו פותחים את המחסן ובודקים מה נשאר. מהכוסות יש פחות מהצפוי, ממפיות נשארו כמה קרטונים, ומגשי הגשה שהוזמנו לאירוע מסוים עדיין תופסים מקום על המדף. בינתיים, ביומן כבר מופיעים האירועים של החודשים הקרובים. אתם יודעים כמה אורחים צפויים להגיע, אבל כמה קרטונים צריך להזמין בשביל כולם? כאן החישוב נעשה קצת יותר מורכב.

בעל אולם שמארח מאות אנשים בכל שבוע, מנהל קייטרינג שמוציא ציוד לאירועים שונים או אחראי רכש שמחדש מלאי לכמה סניפים צריכים לדעת הרבה יותר ממספר היחידות שהם משתמשים בהן. בהזמנה של כלים חד פעמיים בסיטונאות צריך להכיר את גודל האריזות, את קצב השימוש ואת המקום הפנוי במחסן. גם הדרך שבה הסחורה מגיעה לעסק משפיעה על ההתארגנות. הזמנה גדולה יכולה להתאים מאוד לפעילות השוטפת, בתנאי שהכמויות ומועדי האספקה מתוכננים בהתאם למה שבאמת קורה אצלכם.

במה ההזמנה העסקית שונה מקנייה פרטית?

בקנייה לבית מסתכלים בדרך כלל על מספר החבילות. בעסק שמארח מאות אנשים או משתמש בכלים חד פעמיים מדי יום, מתחילים לחשב לפי קרטונים ולפעמים גם לפי משטחים. כל מוצר מגיע באריזה משלו: יש פריטים שנארזים בשרוולים, כמה שרוולים נכנסים לקרטון, ומספר קרטונים יכולים להגיע יחד על משטח. באירוע של 300 אורחים, למשל, שימוש ממוצע של שתי כוסות לאדם מביא אתכם ל־600 כוסות. אם יש לכם חמישה אירועים כאלה בחודש, כבר מדובר ב־3,000 כוסות. עכשיו צריך לבדוק כמה כוסות נכנסות בכל קרטון, וכמה מקום יתפסו כל הקרטונים האלה כשהם יגיעו. בתבניכל ניתן לבצע הזמנות עסקיות החל מ־10 קרטונים ועד 50 משטחים ויותר, כך שיש הבדל משמעותי בין הזמנה קטנה יחסית לבין אספקה גדולה שמצריכה היערכות לפריקה ולאחסון. כשמזמינים כלים חד פעמיים בסיטונאות, גם הפרטים הלוגיסטיים נכנסים לתכנון. מי יקבל את הסחורה? האם יש גישה נוחה למשאית? איפה מניחים את הקרטונים עד שמסדרים אותם במחסן? אלה דברים שמשפיעים על יום העבודה עצמו, במיוחד כשהמשלוח מגיע בשעות שבהן העסק פעיל.

אילו פריטים מתאימים להזמנה גדולה ואילו עדיף להזמין לפי הצורך?

יש מוצרים שאתם פותחים כמעט בכל בוקר. כוסות, מפיות, סכו”ם וצלחות בסיסיות נמצאים בשימוש קבוע, וברוב העסקים כבר מכירים את הכמויות שנגמרות בכל שבוע. מוצרים כאלה יכולים להתאים להזמנה גדולה יותר, כל עוד יש מקום לאחסן אותם בצורה נוחה. עם מגשי הגשה גדולים, קופסאות מיוחדות ואריזות לאירועים המצב שונה. לפעמים מזמינים מוצר בגלל מנה מסוימת או אירוע עם עיצוב מיוחד, ואחרי שהאירוע מסתיים נשארים עם קרטונים שאין להם שימוש מיידי. גם הנפח משחק תפקיד. קרטון של מפיות יכול להיכנס בקלות יחסית למדף, בעוד כמה קרטונים של מגשי הגשה רחבים עלולים לתפוס שטח גדול במחסן. בהזמנה של כלים חד פעמיים בסיטונאות, החלוקה בין מוצרים קבועים למוצרים מיוחדים עוזרת להחליט במה להצטייד מראש. אפשר להיעזר בהזמנות מהחודשים האחרונים ולראות אילו פריטים חוזרים כמעט בכל הזמנה. אם אותו דגם של כוס מופיע בכל חשבונית, כנראה שיש לו מקום קבוע במלאי. לעומת זאת, מגש שהוזמן פעם אחת עבור אירוע מסוים יכול להישאר ברשימת המוצרים שמזמינים לפי הצורך. החלוקה הזאת מאפשרת לנצל טוב יותר את שטח האחסון ולשמור מקום למוצרים שבאמת משתמשים בהם.

מה בודקים במחסן לפני שמאשרים את היקף ההזמנה?

שלושים קרטונים יכולים להישמע כמו כמות סבירה בזמן שמבצעים הזמנה בטלפון. כשהמשאית מגיעה ומתברר שחלק מהמדפים עדיין מלאים, כבר קשה למצוא מקום לכל הסחורה. בעסקים רבים המחסן משמש גם לציוד נוסף, ויש מעברים שחייבים להישאר פנויים. מעבר לשטח עצמו, צריך להתייחס גם לתנאי האחסון. קרטונים של כלים חד פעמיים עלולים להיפגע מלחות או מערמה גבוהה מדי, ולכן חשוב להקפיד על מקום יבש, על הגבהה מתאימה מהרצפה ועל הוראות ההערמה של היצרן. גם סדר הוצאת המוצרים מהמחסן משפיע על המלאי. כשהקרטונים החדשים מונחים לפני הישנים, קל להגיע למצב שבו מוצרים נשארים מאחור במשך חודשים. ואם הסחורה מגיעה על משטח, רצוי לברר איך הוא עובר מנקודת הפריקה אל מקום האחסון. משטח שאינו עובר בפתח הכניסה מחייב לפרוק את הקרטונים בנפרד, וזה יכול להפריע לעבודה אם לא נערכים לכך. בהזמנת כלים חד פעמיים בסיטונאות יש עוד כמה פרטים שכדאי לברר מול הספק: האם הכלים מתאימים למגע עם מזון ולתנאי השימוש המתוכננים, האם קיימים גדלים נוספים מאותה סדרה והאם המוצרים זמינים לאורך השנה. במוצרי פלסטיק המיועדים למגע עם מזון יש לבדוק גם את ההתאמה לדרישות התקינה הרלוונטיות, לרבות תקן ישראלי 5113 במוצרים שעליהם הוא חל. בירור הפרטים האלה בשלב ההזמנה עוזר למנוע מצב שבו חסר מוצר קבוע דווקא בתקופה עמוסה.

למה הזמנה גדולה לא חייבת להגיע בבת אחת?

אחת ההתלבטויות של בעלי עסקים היא מה עושים עם כמות גדולה של מוצרים כשאין מספיק מקום במחסן. זה קורה במיוחד בקייטרינג ובאולמות אירועים, שבהם יודעים מראש כמה אירועים צפויים בחודשים הקרובים, אבל לא צריכים את כל הציוד כבר בתחילת התקופה. במקרים כאלה אפשר לברר מול הספק אם ניתן לסכם על כמות כוללת ולחלק את האספקה לכמה משלוחים, בהתאם לזמינות המוצרים ולתנאי ההזמנה. כך המחסן מקבל בכל פעם את הכמות שמתאימה לשימוש הקרוב. גם האפשרות לשלב מוצרים מכמה קטגוריות בהזמנה אחת יכולה להקל על ההתנהלות. במקום לטפל בנפרד בכוסות, בצלחות, בסכו”ם ובאריזות, אפשר לרכז את הצרכים ולתאם אותם מול גורם אחד. זה נוח במיוחד בעסקים שבהם אותו אדם אחראי גם על הרכש וגם על משימות נוספות במהלך היום. כשמתכננים הזמנה של כלים חד פעמיים בסיטונאות לתקופה ארוכה, רצוי לברר מראש את מועדי האספקה, את הזמינות של כל פריט ואת האפשרויות במקרה של שינוי בלוח האירועים. אחרי שהפרטים מסוכמים, הרבה יותר נוח לעבוד עם הזמנה מתוכננת ולחדש את המלאי במועדים ידועים.

מה כדאי לקחת מההזמנה אחרונה לעונה הבאה?

הספירה במחסן אחרי החגים יכולה לעזור לכם גם לקראת העונה הבאה. אתם כבר יודעים אילו מוצרים נגמרו מהר, אילו נשארו בכמויות גדולות ומה נאלצתם להזמין שוב באמצע תקופה עמוסה. את המידע הזה אפשר לחבר למספר האירועים הצפוי ולכמות היחידות בכל קרטון, וכך להגיע להזמנה שמתאימה יותר לצרכים של העסק. גם שטח האחסון צריך להיכנס לחישוב, במיוחד כשמדובר בכמויות גדולות. רשימה שמבוססת על השימוש בפועל תחסוך בדיקות חוזרות לפני כל הזמנה, ותאפשר לכם להיערך לתקופות עמוסות עם המוצרים שאתם באמת צריכים. בפעם הבאה שתפתחו את המחסן אחרי החגים, כבר יהיה לכם בסיס טוב יותר לתכנון ההזמנה הבאה.

תבניכל: מגוון מוצרים והזמנות בהתאמה לצרכים העסקיים שלכם

כבר למעלה מ־40 שנה תבניכל פועלת בתחום הכלים החד פעמיים ומציעה מגוון רחב של מוצרים לבעלי חנויות, סיטונאים ולקוחות עסקיים. החברה עובדת עם סוכני מכירות בפריסה ארצית, שיכולים לעבור איתכם על הקטלוג, לבדוק את הכמויות הדרושות ולסייע בהתאמת ההזמנה לפעילות העסקית ולמקום האחסון הקיים. בין מוצרי החברה יש גם פריטים המיועדים למגע עם מזון בהתאם לדרישות התקינה החלות עליהם. מתכננים הזמנה גדולה לקראת עונת האירועים, מחדשים מלאי לחנות או מחפשים מגוון מוצרים לעבודה השוטפת? צרו קשר איתנו בטלפון 077-2304913, הכירו את האפשרויות הקיימות ובדקו עם צוות המכירות שלנו את היקף ההזמנה המתאים לעסק שלכם.